Nachtragsmanagement

Inhalt und Umsetzung

Bei einer Vielzahl von Nachträgen ist die Einrichtung einer eigenen Organisationseinheit, des Nachtragsmanagements, unumgänglich, um mittels Prozessoptimierung die Bearbeitungszeiten und damit offene Forderungen sowie das Streitpotential zu minimieren.


Nachtragsmanagement in 4 Modulen

Zu Beginn Ihres Projektes ist zunächst die Organisation des Nachtragsmanagements (Modul 1) festzulegen. Hierzu gehören das Einrichten von Aufbau-und Ablauforganisationen, Zuständigkeiten und Weisungsbefugnissen ebenso wie die Definition einheitlicher Dokumentationsunterlagen und eines standardisierten Berichtswesens.

Für die Vergabephase ist die Analyse Ihres Projektes hinsichtlich des Nachtragspotenzials (Modul 2) der nächste wesentliche Schritt. Hierbei werden die Vergabeunterlagen auf Vollständigkeit und Machbarkeit sowie hinsichtlich der Schnittstellen überprüft. Die Angebotsunterlagen der Unternehmer werden bezüglich der Preisbildung und des Terminablaufes auf Vertragskonformität hinterfragt. Im Ergebnis werden Unstimmigkeiten in den Vergabe- und Angebotsunterlagen identifizierbar, so dass die daraus resultierenden Nachtragsrisiken erkannt und mittels Korrektur der Unterlagen reduziert werden können.

Für die Ausführungsphase ist eine effiziente Organisation und vollständige Dokumentation der Nachtragsbearbeitung und -prüfung (Modul 3) essentiell. Im definierten Workflow werden alle Vertragsänderungen von der Entscheidungsvorlage über die Änderungsanordnung bis zur Nachtragsvereinbarung überwacht. Über die eingesetzten Instrumente, z. B. unsere Nachtragsdatenbank namato, sind Sie jederzeit umfassend informiert, können souverän entscheiden, da Sie Grund und Verursacher der Änderungen sowie alle Auswirkungen hinsichtlich Qualitäten, Kosten und Terminen im Blick haben. Nach Abschluss der Prüfung unterstützen wir Sie in den Nachtragsverhandlungen. Die Dokumentation erfolgt revisionssicher, ebenso wie für Nachträge auf Wunsch auch für Bedenkenanmeldungen und Behinderungsanzeigen.

Prüfung von Nachträgen Modul 4 – Technische Nachträge und Bauzeitennachträge

Für die Nachtragsprüfung und -bearbeitung sind folgende Konstellationen möglich: Die Nachtragsprüfung
einzelner oder aller Nachträge erfolgt ausschließlich durch KVL (Modul 4A). Soll die Nachtragsprüfung jedoch durch andere Projektbeteiligte (z. B. Objektüberwacher) vorgenommen werden, dann nimmt KVL die Zweitprüfer-Rolle wahr (Modul 4B). Oder KVL wirkt ausschließlich bei den Nachtragsverhandlungen mit (Modul 4C).

Die Prüfung der Nachträge (Modul 4A) beginnt damit, dass die Unterlagen auf Vollständigkeit durchgesehen und der Nachtrag an sich hinsichtlich der formalen und – in Abstimmung mit Ihrer Rechtsberatung – vertraglichen Anspruchsvoraussetzungen nach VOB/B oder BGB bewertet wird. Mit positivem Ergebnis folgt die Überprüfung der Nachtragskalkulation, im wesentlichen auf Fortschreibung des vertraglichen Preisniveaus mit Bezug zur Urkalkulation, die Verwendung angemessener Aufwands-
bzw. Leistungswerte sowie die korrekte Verwendung von Vereinbarungen zur Preisfortschreibung wie z. B. Lohngleitklauseln. Die Ergebnisse werden in Prüfberichten mit vorgegebener Struktur zusammengefasst und mit einer Entscheidungsvorlage dem Auftraggeber übergeben.

Vertragsänderungen haben oft Auswirkungen auf die Bauzeit, wir bewerten diese für Sie sowohl in termin-
licher Hinsicht als auch bezüglich der resultierenden Mehrkosten und führen bei deutlichen Veränderungen
der Auftragssumme und ggf. auch vorliegenden Bauzeitennachträgen eine Ausgleichsberechnung über die Gemein- und Geschäftskosten für Sie durch.

Für Projektkonstellationen, in denen der Objektüberwacher mit der Prüfung der Nachträge beauftragt ist, bieten wir mit dem Modul 4B – insbesondere für komplexe technische Nachträge oder auch Nachträge mit bauzeitlichen Anteilen, deren Bewertung oft von den beauftragten Leistungen auf Basis der HOAI nicht umfasst ist – die Zweit-Prüfung der Nachträge hinsichtlich des Anspruchs dem Grunde und der Höhe nach sowie terminlicher Auswirkungen an. Wenn Sie es wünschen, erstellen wir für Sie Einigungsszenarien für die Verhandlung.

Im Modul 4C, bei der Mitwirkung bei den Nachtragsverhandlungen, erbringen wir die Vorbereitung, Durchführung, und Protokollierung der Nachtragsverhandlungen und bereiten die Vergabeberichte und Nachtragsvereinbarungen vor.

Ziel und Mehrwert

  • Entscheidungssouveränität durch optimiertes Informations- und Berichtswesen zu Verträgen und Vertragsänderungen
  • Zeitnahe Bewertung und Verhandlung der Forderungen
  • Reduzierung von Konfliktpotenzial
  • Revisionsfeste Dokumentation